Offres d'emploi MOTEAM Intérim

Assistant Technique / Administratif Confirmé H/F

Ref : 1725-2599-ASS CONF-MO

Ref: 1725-2599-ASS CONF-MO / Fonction : Assistant Secrétaire Technique / Secteur : Bureaux d'études Techniques / Lieu : Athis Mons

Client

Notre client, cabinet d'ingénierie, recrute un Assistant Technique et Administrative H/F, pour compléter leur équipe.

Poste

Au sein du service technique et infrastructure, vous aurez pour mission principale de participer au bon fonctionnement administratif du service concerné.

Ainsi, vos tâches seront de:

- Gérer l'agenda de son responsable hiérarchique
- Traiter le courrier arrivée et départ (enregistrement, distribution), frappe, classement, téléphone, fax, scan
- Accueillir et orienter les visiteurs,
- Élaborer l'archivage des dossiers, selon un plan de classement, garantissant une recherche aisée et rapide,
- Organiser les réunions et préparer les dossiers nécessaires selon les indications du demandeur,
- Rédiger à la demande des comptes-rendus de réunion,
- Élaborer si nécessaire de nouvelles procédures de fonctionnement (circulation des documents dans l'entité...),
- Afficher et diffuser les informations générales à l'ensemble des salariés du service,
- Gérer des commandes de fournitures de bureaux, des vêtements de travail, des équipements de protection individuels, (EPI), du mobilier, des ouvrages, des cartes de parking et des laissez-passer, dans le respect des procédures internes,
- Organiser les visites de délégation, et les missions et déplacements des salariés de l'entité (demandes de visas, réservation d'hôtels, renseignement Nautilus…).
- Assurer les travaux de rédaction relevant du niveau maîtrise : lettres d'accompagnement, convocations..., traite le courrier en rédigeant des réponses concernant les affaires courantes mises à la signature du responsable.
- Création de documents sous PowerPoint, Word, Excel pour des conférences, des plaquettes, mise en forme des dossiers d'études français/anglais et autres langues (si applicable).
- Relire et vérifier les courriers ou documents présentés à la signature. En assurer le suivi et la diffusion.
- Prendre connaissance des fonds de dossiers ou des courriers et, selon les consignes du responsable hiérarchique, s'assurer du traitement en temps voulu par les personnes concernées.
- Étudier l'ensemble des notes, courriers… pour proposer une distribution au responsable hiérarchique en fonction de la nature de l'information.
- Animer à la demande la GED du secteur selon les besoins des équipes.
- Transmettre à la Direction des Ressources Humaines et/ou à la Direction Administrative et Financière tout document concernant les salariés de l'entité destiné à leur gestion,
- Réaliser certaines tâches liées à l'activité du secteur : par exemple, suit le plan de charge du service à la demande, sous Excel ; assurer un suivi de l'assistance technique ainsi que la facturation client et sous-traitants
-Accompagner la démarche commerciale auprès des clients
- Maîtriser les procédures et standards décrits dans le Manuel Qualité
- Aider à la rédaction et au classement des Manuels Projet, fiches de satisfaction clients et évaluation des sous-traitants
- Assister la mise en place des contrats de sous-traitance, du point de vue administratif et légal.
- Renseigner les tableaux de bord à la demande selon les indications du responsable.
- Assurer une fonction de support au montage des propositions commerciales :
o En réunissant les pièces officielles nécessaires aux marchés publics et propositions commerciales
o En tapant les dossiers de pré-qualification et offres commerciales et en se procurant à partir des directives données par le Chargé d'Affaires, les documents administratifs et financiers nécessaires à joindre au dossier (tableau des références des projets, curriculum vitae) et en participant, le cas échéant, à la rédaction de certains aspects administratifs des propositions émises.
o En signalant le cas échéant des points spécifiques sur lesquels l'attention du Chargé d'Affaires doit porter, et en contrôlant la cohérence matérielle des documents produits.

Profil

Vous possédez une expérience de minimum 8 ans sur un poste similaire et dans un environnement identique.

Connaissance du secteur de l'Architecture.

Vous serez en lien hiérarchique direct avec un Directeur membre du Comité Exécutif, un Responsable de Département. Par délégation, vous pourrez être en lien hiérarchique avec un Responsable de Pôle ou de Projet.

Vous êtes de nature diplomate, consciencieuse, faites preuve de discrétion. Sens des priorités, et sens du service sont primordiales.

poste à pourvoir immédiatement.

Anglais courant.

Mission d'intérim de 4 mois à pourvoir immédiatement.

Rémunération selon profil.

Mission située à Orly (94).

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